اتوماسیون ثبت تردد بخشی جدایی ناپذیر از اتوماسیون‌های اداری است. هر کسب و کاری هر چند کوچک، برای مدیریت بهینه عملکرد پرسنل خود نیاز به دستگاه حضور و غیاب دارد. شاید با وجود انبوهی از دستگاه های حضور و غیاب در بازار، انتخاب یک سیستم مناسب برای کسب و کارها، کار سختی به نظر برسد. در این بخش نکات کلیدی در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب را با شما به اشتراک می‌گذاریم. با رعایت نکات ذکر شده، قطعاً دستگاه باکیفیت و با قیمت مناسب خریداری خواهید کرد.
8 نکته مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب
1- راهکار ثبت تردد
کدام تکنولوژی برای ثبت تردد در مجموعه کاری شما مناسب‌تر است؟ کارت ، اثر انگشت ، تشخیص چهره ، اسکن کف دست ، عنبیه و Qr Code راهکارهای متداول جهت شناسایی و ثبت تردد در سیستم‌های حضور و غیاب هستند.
دستگاه کارتی و اثر انگشتی قیمت پائین‌تری نسبت به دستگاه‌های دیگر دارند. امکان استفاده از دستگاه تشخیص چهره در بسیاری از کسب و کارها فراهم است. اسکن کف دست و عنبیه دقت بسیار بالایی در شناسایی دارند. همانطور که مشاهده کردید، هر کدام از این فناوری‌ها مزایای خاص خودشان را دارند. اما به طور قطع نمی‌توان گفت که کدام روش بهتر از سایر راهکارهاست.
شاید در یک محیط اداری با تعداد پرسنل کم، دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یا کارتی به خوبی از عهده مدیریت ورود و خروج برآید. اما در یک محیط دیگر مانند کارخانجات تولیدی یا بیمارستان‌ها دستگاه تشخیص چهره کارایی بهتری داشته باشد. (تکنولوژی تشخیص چهره تکنولوژی آینده بشر می باشد و انسان ها به راحتی و از طریق تشخیص چهره ، تعیین هویت خواهند شد.(
سازمان‌هایی که بزرگ هستند و تعداد شعب زیادی دارند، مجبور به انتخاب یک روش برای ثبت تردد نیستند. این سازمان‌ها می‌توانند در هر بخش یا شعبه از یک فناوری برای ثبت تردد استفاده کنند.
اما با در نظر گرفتن تمامی جوانب می‌توان گفت دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی و دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره گزینه مناسب‌تری برای کسب و کارهای ایرانی هستند.
اسکنر اثر انگشت یا دوربین تشخیص چهره دستگاه حضور و غیاب باید از کیفیت بالایی برخوردار باشد و از الگوریتم‌های پیشرفته و جدید بهره‌مند باشد.
خبر خوب این که در حال حاضر دستگاه‌های حضور و غیاب به صورت تک عاملی نیستند و بیشتر به صورت ترکیبی (چند عاملی) تولید و عرضه می‌شوند.
2- تعداد پرسنل
هر دستگاه حضور و غیابی بر اساس تعداد معینی از کابران طراحی و تولید می‌شود. بنابراین در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب توجه داشته باشید که سیستمی را انتخاب کنید که با تعداد کارکنان شما متناسب باشد.
نکته مهم این است که در بازه زمانی ورود یا خروج، چه تعداد پرسنل بر روی یک دستگاه شناسایی می‌شوند. حتی اگر یک دستگاه ساعت زنی با سرعت و گنجایش ظرفیت بالا هم خریداری کنید، این دستگاه نمی‌تواند در یک بازه زمانی کوتاه (مثلاً 0.5 ثانیه) ، ورود یا خروج 500 نفر را پشتیبانی کند.
توصیه می‌شود برای مدیریت تردد هر 200 الی 250 نفر پرسنل در یک نوبت از یک دستگاه ساعت زنی استفاده کنید. به طور مثال اگر در یک نوبت، 300 نفر وارد یا خارج می‌شوند، بهتر است برای جلوگیری از ترافیک و مدیریت بهتر ترددها از دو دستگاه حضور و غیاب استفاده کنید.
3- ارتباط با دستگاه حضور و غیاب و فراخوانی اطلاعات
راهکارهای مختلفی جهت ارتباط با دستگاه حضور و غیاب و خواندن اطلاعات آن وجود دارد. پورت شبکه ، Usb ، Rs232 ، Rs485 و Wifi از جمله روشهای متداول ارتباط با سیستم‌های حضور و غیاب هستند.
پورت شبکه (Tcp/Ip) و Usb دو پورت کاربردی هستند که در بیشتر کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در هر صورت برای استفاده از هر یک از پورت‌ها، باید زیرساخت‌های آن را در شرکت خود داشته باشید.
توجه داشته باشید که پورت Wifi بر روی همه دستگاه‌ها وجود ندارد و فقط بعضی از دستگاه‌های حضور و غیاب به صورت آپشنال آن را در اختیار شما قرار می‌دهند.
4- محل نصب
مکانی که دستگاه حضور و غیاب نصب می‌شود، مهم است. قبل از انتخاب سیستم خود به سؤالات زیر جواب دهید :
· محل نصب دستگاه سرپوشیده (Indoor) است یا فضای آزاد (Outdoor) ؟
· در نزدیکی نصب دستگاه، پریز برق یا نود شبکه دارید ؟
· دستگاه بر روی دیوار نصب می‌شود یا بر روی پایه (استند) و یا به صورت رومیزی یا پورتابل (سیار) استفاده می‌گردد ؟
دقت کنید که اگر در یک فضای بیرونی از دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کنید، باید سیستم شما دارای استانداردهای لازم جهت مقاومت در برابر نفوذ گرد و غبار و رطوبت (استاندارد IP) باشد.
5- کنترل دسترسی (اکسس کنترل)
هدف شما از خرید دستگاه حضور و غیاب فقط ثبت تردد است، یا می‌خواهید به عنوان اکسس کنترل (کنترل ورود و خروج افراد مختلف) نیز از آن استفاده کنید. بیشتر دستگاه‌های حضور غیاب جدید، قابلیت کنترل دسترسی نیز دارند.
6- گارانتی و خدمات پس از فروش
ارائه گارانتی و خدمات پس از فروش معتبر در انتخاب دستگاه حضور و غیاب بسیار مهم است. اگر شرکت فروشنده نتواند خدمات پشتیبانی مناسبی برای محصول فروخته شده ارائه دهد، قطعاً در زمان کوتاهی با مشکل مواجه خواهید شد و شاید تصمیم بگیرید دستگاه را کنار بگذارید.
7- قیمت
قیمت دستگاه حضو رو غیاب فاکتور بسیار مهمی در انتخاب و خرید شما به حساب می‌آید. یک دستگاه حضور و غیاب مناسب، باید علاوه بر عملکرد خوب دارای قیمت مناسبی هم باشد. در بین سیستم‌های ثبت تردد موجود در بازار ایران، دستگاه حضور و غیاب Zkteco علاوه بر داشتن کیفیت خوب، قیمت مناسبی هم دارند.
یک نظریه در بین برخی از کاربران وجود دارد که هر چه قیمت یک دستگاه بالاتر باشد، کیفیت بهتری دارد و برعکس سیستم‌های ارزان قیمت از کیفیت مناسبی برخوردار نیستند. این نظریه شاید در بعضی موارد درست باشد، اما همیشه اینطور نیست. بسیاری از دستگاه های حضور و غیاب باکیفیت هستند که از قیمت نسبتاً مناسبی هم برخوردارند. فقط کافی است در زمان خرید دقت بیشتری به خرج دهید تا انتخاب مناسب‌تری داشته باشید.
8- اعتبار و صلاحیت شرکت فروشنده
در زمان خرید دستگاه ساعت زنی حتماً اعتبار و صلاحیت شرکت فروشنده را مد نظر داشته باشید. حسن سابقه و اعتبار مهم‌ترین امتیاز یک کسب و کار به شمار می‌رود. قطعاً شرکتی که توانسته باشد رضایت اکثر مشتریان قبلی را به دست آورد، گزینه مناسب‌تری برای خرید است.
ارائه محصولات متنوع و پیشرو نیز از فاکتورهای یک شرکت حضور و غیاب خوب است. پشتیبانی و ارائه خدمات به طیف گسترده‌ای از مشتریان با سلایق و زمینه‌های کاری مختلف نشان دهنده قدرت و کیفیت آن شرکت می‌باشد.
بنابراین بهتر است از مشتریان قبلی شرکت فروشنده راجع به خوش‌نامی و صلاحیت آن استعلام کنید. برای بررسی شرکت‌های برتر می‌توانید موارد زیر را بررسی کنید :
· اعتبار و خوش نامی
· تنوع محصولات
· ارائه محصولات با کیفیت و جدید
· ارائه گارانتی و خدمات پشتیبانی قوی
· مشتری مداری
اگر می‌خواهید یک سیستم حضور و غیاب با کیفیت و متناسب با نیازها و شرایط کسب و کار خود انتخاب کنید، باید مواردی را که عنوان شد را به دقت اجرا نمائید. شرکت زمان پرداز با ارائه محصولات با کیفیت و پیشرو توانسته است طیف وسیعی از سازمان‌ها و مشاغل مختلف را پشتیبانی کند. جهت خرید دستگاه حضور و غیاب می‌توانید با ما تماس بگیرید.
